Zakładasz działalność? O tym, co musisz wiedzieć opowiada Dorota Mikielska – Specjalista ds. analiz rynków i biznesplanów

Doroto, w Programie Inkubator prowadzonym przez Park Interior w Nowej Soli, jako ekspert pomagasz młodym firmom w przygotowaniu biznesplanu, analizy rynku i konkurencji, prognoz itd. Czyli pojawiasz się w momencie powstawania projektu lub firmy. Jesteś doradcą, który pozwala ruszyć z realizacją.

Tak, ja najczęściej wchodzę z doradztwem zaraz po tym, jak z firmą opracowany jest model biznesowy na podstawie The Business Model Canvas. Model biznesowy to ważny i potrzebny krok, ale bez kontynuacji działań jest bezużyteczny. Bardzo ważne jest to co dzieje się dalej. Jeżeli ktoś, od strony finansów, chce się przekonać, czy jego pomysł przyniesie mu korzyść i nie jest w stanie sam sobie tego opracować, to wtedy zgłasza się do mnie. Ja mu pomagam oszacować przychody tj. wszystkie wpływy do firmy, zastanawiamy się, kiedy je będzie miał oraz obliczamy wszystkie koszty.

Jakie widzisz największe dylematy wśród osób zakładających działalność i chcących rozkręcić swój biznes?

Często ludzie swoich pomysłów nie potrafią przełożyć na finanse. Nie zawsze rozumieją, że za każdym działaniem w firmie idą jakieś koszty. Albo się poświęca czas swój osobisty albo się poświęca swoje finanse. I wtedy trzeba rozważyć, czy warto właśnie samemu podjąć się jakiegoś zadania, nauczyć się go, przejść wiele szkoleń czy na przykład ten czas przeznaczyć na rozwój swojej firmy, a to zadanie zlecić komuś innemu. Widzę, że panuje takie przekonanie, że usługi dla firm są kosztowne. Jednak gdyby tak naprawdę przeliczyć ten czas, który musimy poświęcić, by taką usługę wykonać sami dla siebie, to okazuje się, że warto jest korzystać z profesjonalnego doradztwa. Do tego mamy większą pewność, że zostanie to zrobione dobrze, a to daje dodatkową korzyść.

Jak możesz pomóc młodym lub niedoświadczonym przedsiębiorcom w twojej dziedzinie, czyli szeroko pojętej księgowości.

Ewidencję księgową musimy mieć, niezależnie czy chcemy ją prowadzić samodzielnie czy nie, bo musimy odprowadzić podatki. Tutaj pojawia się już pierwsze pytanie o to, w jaki sposób chcemy się rozliczać. Bo wybór odpowiedniej formy opodatkowania może albo zostawić w firmie bardzo dużo środków albo je zabrać. Warto się więc zastanowić jak ta firma będzie funkcjonować na samym początku i jaką tę formę opodatkowania wybrać, żeby się nie skrzywdzić po prostu.

To wszystko można sprawdzić, przychodząc na spotkanie i odpowiadając na zadawane przeze mnie pytania. Ja wtedy podpowiadam, co można zrobić lepiej, jak to wszystko poukładać. Po takiej rozmowie osoby, które tu przychodzą, znacznie lepiej wszystko rozumieją i łatwiej im podjąć konkretne decyzje.

Czy na podstawie swojego doświadczenia jesteś w stanie wskazać najczęściej popełniane błędy u początkujących przedsiębiorców? W jaki sposób mogliby ich uniknąć korzystając ze wsparcia jakie oferuje Program Inkubator?

Najczęściej popełnianym błędem w mojej branży jest właśnie zły wybór formy opodatkowania na samym początku. Kilka lat temu rząd poszedł na rękę przedsiębiorcom, umożliwiając im zmianę tej formy na początku każdego roku, dzięki czemu można ten niekorzystny wybór odwrócić.

Drugim, równie kosztownym błędem, jest założenie, że zaraz po uruchomieniu firmy, pod jej drzwiami ustawi się kolejka klientów i od razu firma będzie generowała zyski. Zakłada się pieniądze na kupno sprzętu, który pomoże w uruchomieniu działalności, na remont biura, ale często nie zakłada się pieniędzy na początki tej działalności tak, by mieć przynajmniej na składkę zdrowotną w ZUS-ie, nie mówiąc już o kosztach lokalu, wynajmu, itd.

Innym błędem jest natomiast tkwienie w tych zadaniach, na które trzeba przeznaczyć dodatkowy czas. Ktoś stwierdzi, że sam sobie poprowadzi księgowość czy sam sobie zbuduje stronę internetową i przez to ucieka to, co ta osoba chciałaby tak naprawdę robić i na czym się skupić. Zamiast szukać odbiorców, dostawców, zamiast myśleć o rozwoju firmy, skupia się na rzeczach, które tak naprawdę nie ciągną firmy do przodu.

Ostatnim problemem, jaki pojawia się w mojej branży, jest korzystanie z pomocy doradców dopiero w chwili, kiedy coś już się popsuło. Wtedy dopiero właściciele firm myślą o prawniku, finansiście czy księgowym. Moje doświadczenie mówi, że warto iść wcześniej, bo jak coś się już popsuło, to czasami trudno to już naprawić.

Pomagasz startującym przedsiębiorcom w analizie rynku. Jak przebiega taka analiza i w jakim zakresie można ją przeprowadzić?

Ja przygotowuję analizę od strony finansowej, bardziej pod biznesplan. Nie jest to rozbudowana analiza marketingowa, którą się robi na znacznie szerszą skalę. W tej analizie sprawdzam przede wszystkim informacje o branży. Czy, na przykład, branża jest w trendzie rozwojowym czy może przeżywa akurat problemy. Co oczywiście nie oznacza, że problemy w branży oznaczają, że nie warto w niej działać. Trzeba jednak się do tego lepiej przygotować, bo kiedy dana branża przeżywa kryzys, instytucje są mniej skłonne, żeby ją finansować.

Przygotowuję więc taką analizę branży, sprawdzam, czy popyt jest w niej rosnący czy malejący. Czy może coś się w tej branży dzieje, na przykład po zmianie przepisów, które są niekorzystne dla firm. Ktoś, kto dopiero zakłada działalność, może sobie z takich rzeczy nie zdawać sprawy, bo ma w głowie pomysł, który chce realizować, a nie wie, jakie mogą go czekać niespodzianki. To wszystko sprawdzam w pierwszej kolejności, a w drugiej weryfikuję, jakie jest zapotrzebowanie na dany produkt lub usługę. Czy jest rynek, miejsce na kolejną firmę, bo są branże, gdzie ten rynek jest już bardzo nasycony i trzeba się bardziej rozpychać łokciami. Z kolei są też branże, gdzie każdy, kto założy działalność będzie miał zbyt. Przykładowo taką branżą jest branża beauty, czyli salony kosmetyczne. W tej chwili nie ma jeszcze nasycenia po stronie usługodawców, a na specjalne zabiegi trzeba czekać. Co więcej, ta branża się bardzo zmienia, ponieważ każdy salon specjalizuje się teraz w konkretnym rodzaju usług, na przykład w stylizacji oka. Kiedyś to było nie do pomyślenia, żeby była to odrębna usługa. I właśnie takie trendy można zbadać przygotowując analizę rynku.

Po co przedsiębiorcom biznesplan? Najczęściej kojarzy się on z obowiązkiem i dodatkową pracą przy próbach pozyskania dotacji, ale czy startująca firma może mieć inne korzyści z dobrze opracowanego biznesplanu?

Problemem jest to, że biznesplan kojarzy się jako dokument. Dokument, który jest obowiązkowy i jest czymś podobnym, na przykład, do deklaracji PIT. Trzeba go zrobić nie dla siebie, ale dla urzędnika. Jednak tak naprawdę biznesplan jest właśnie dla przedsiębiorcy, nie dla kogoś innego. Biznesplan czy inne druki, które można znaleźć w Internecie, są w tej chwili tak dobrze skonstruowane, że świetnie porządkują wszystkie informacje, do których ktoś chce dotrzeć. Można na ich podstawie łatwo sprawdzić, czy dany pomysł na biznes będzie zarabiał. Są one dostępne łącznie z drukami, które pozwalają na przygotowanie takiej wstępnej kalkulacji finansowej. Pozwalają one ustalić, co będziemy sprzedawać, w jakiej ilości, za ile, jakie będą koszty. Wtedy osoba, która taką kalkulację sobie przeprowadza, musi już takie informacje sobie uświadomić lub do nich dotrzeć.

Jeśli przedsiębiorca się do takiego planu przygotuje, to po pierwsze: nie ma już problemu, żeby przekonać do swojego pomysłu kogoś, kto miałby wyłożyć na niego pieniądze. Po drugie – nie da się wciągnąć w tę pętlę załatwiania spraw, bo może się okazać, że ten pomysł nie jest dobrze przemyślany. Może nie być na niego zapotrzebowania albo może się okazać, że jest on tak skomplikowany lub zaawansowany, że cenę, którą trzeba wziąć za tę usługę czy produkt tak, żeby się opłacało ją robić, jest zbyt wysoka i nikt nie będzie chciał za nią zapłacić.

W tym pomaga biznesplan. W weryfikacji całego pomysłu również od strony finansowej. Dlatego nie warto myśleć o nim jak o kolejnym dokumencie, ale narzędziu, które pozwoli odpowiedzieć na wiele pytań i uniknąć kosztownych niespodzianek. Przy czym biznesplan wcale nie musi być bardzo rozbudowany i obszerny. Czasami wystarczy kilka stron albo nawet jeden arkusz kalkulacyjny z zestawieniem kwot, by zorientować się, czy warto swój pomysł zrealizować.

Co powinno się znaleźć w takim dobrym biznesplanie? Co początkującemu przedsiębiorcy jest potrzebne do zweryfikowania swojego pomysłu pod kątem finansowym?

Przede wszystkim dobrze jest sobie ten swój pomysł spisać. To pierwszy punkt w takim biznesplanie, gdzie dokładnie określamy, co chcemy robić, jakie usługi świadczyć czy jakie produkty sprzedawać. Czasami już to pozwala zweryfikować pewne elementy, bo taki zarys, który mamy tylko w głowie, to za mało. Następnie musimy wiedzieć, dla kogo chcemy prowadzić biznes. Kto ma być klientem. Jeżeli to są produkty, musimy też wiedzieć, od kogo my będziemy się zaopatrywać, kupować surowce czy materiały.

W drugiej kolejności warto zrobić analizę rynku i potrzeb. Jeśli planujemy działalność lokalną, to trzeba pamiętać, że to, co świetnie sprawdza się w jakimś regionie kraju, niekoniecznie przyjmie się w lubuskim. Trzeba więc zweryfikować czy jest w danym regionie zapotrzebowanie na naszą działalność i ocenić kondycję branży. Ostatni krok to już czyste kalkulacje, chociaż wiem, że mało kto je lubi. Z finansami jest tak, że każdy chce je mieć, ale już nikt nie chce ich liczyć (śmiech). Ale trzeba to zrobić. Najpierw liczymy – jak ja to nazywam – w pionie, czyli robimy zestawienie wszystkich kosztów i przychodów. Później trzeba też to uzupełnić o pewien poziom, czyli jeśli zaczynamy, na przykład w styczniu, to nie zawsze w styczniu przyjdą już pieniądze i trzeba to wziąć pod uwagę. Jeśli pieniądze przyjdą dopiero w lutym, to w styczniu mamy dziurę, którą musimy jakoś zapełnić. To samo z kosztami. Faktury, które dostajemy przykładowo za telefon, przychodzą co miesiąc i trzeba je opłacić. Warto więc sobie zrobić zestawienie, kiedy tak naprawdę te pieniądze mamy, a kiedy nie mamy, bo pewne opłaty musimy ponosić co miesiąc.

Jakie są w tej chwili możliwości dofinansowania dla firm? Jest jeszcze szansa na pozyskanie dotacji unijnych?

W lubuskim w tej chwili można liczyć na dotację z Urzędu Pracy, jeśli ktoś dopiero zakłada działalność gospodarczą. To jest kwota około 20 tysięcy złotych. Oprócz tego żadnych innych dotacji nie ma. Od przyszłego roku prawdopodobnie ruszą środki na szkolenia specjalistyczne – będzie można pozyskać 8,5 tysiąca złotych. Natomiast jeżeli ktoś chce uruchomić działalność, pozostają jedynie pożyczki.

By zdobyć taką pożyczkę, należy złożyć wniosek, który następnie rozpatruje fundusz pożyczkowy i stwierdza, czy jest zainteresowany finansowaniem. Jeśli fundusz rozpatrzy wniosek pozytywnie, dopiero wtedy zakłada się działalność gospodarczą. To takie zabezpieczenie dla osób, które chcą założyć firmę. Mogą one zrobić to w chwili, kiedy mają zagwarantowane środki i nie muszą ponosić kosztów prowadzenia działalności. Nie muszą też zamykać działalności w razie, gdyby fundusz rozpatrzył wniosek negatywnie i tracić jednocześnie prawa do preferencyjnego ZUS-u w przyszłości, bo niższa składka przyznawana jest tylko jednorazowo. To także dobra okazja, żeby się przekonać, zupełnie bezkosztowo, czy ten nasz pomysł jest na tyle godny zaufania, by otrzymać na nie finansowanie.

Lepsza pożyczka czy dotacja?

Wiele osób uważa, że dotacja, ale ja tak sobie myślę, że jak już chcemy założyć firmę i ją rozwijać, to co nas bardziej zmotywuje do działania – dotacja czy pożyczka? Raczej to drugie. Tym bardziej, że są badania, które pokazują, że duża część firm sfinansowanych właśnie z programów unijnych i dotacji została zamknięta zaraz po zakończeniu obowiązkowego okresu utrzymania działalności. Trzeba się więc zastanowić czy chcemy otworzyć firmę czy chcemy otrzymać dotację (śmiech). Ja bym proponowała tak, że jeśli ktoś myśli o założeniu działalności, to musi sobie odpowiedzieć na pytanie, czy faktycznie chce tę działalność wykonywać. Jeśli tak i jest możliwość pozyskania dotacji to oczywiście warto z niej skorzystać. Natomiast jeżeli warunkiem uruchomienia działalności jest tylko ta dotacja to trzeba pamiętać, że tej kwoty za chwilę nie będzie, a działalność trzeba będzie prowadzić.

---

Dorota Mikielska
Specjalista ds. analiz rynków i biznesplanów

Dziś prowadzi swoją firmę, kiedyś była główną księgową z wizją rozwoju przedsiębiorczości. Dorota to analityk z poczuciem humoru. Finansista z doświadczeniem. Praca z Dorotą zaowocowała firmom i innym podmiotom przyznaniem ponad 200 mln zł w tym około 70 mln dotacji. Tworzy biznes plany, strategie oraz programy naprawcze. Zakłada prognozy finansowe w oparciu o analizy rynku. Lubi nowe rozwiązania. Fascynuje się nowinkami i gadżetami technologicznymi.

Dotychczas współpracowała z Urzędem Marszałkowskim w zakresie szkoleń dla pracowników oraz opracowania dokumentacji; z ARR w zakresie szkoleń, kontroli beneficjentów (wiedza księgowa i PZP) a także jako uczestnik Komisji Oceny Projektów oraz coach; z OPZL w zakresie realizacji projektów – doradca oraz jako trener zarządzania finansami. Pisze studia wykonalności dla gmin. Jest doradcą i trenerem w wielu projektach dla osób otwierających działalność gospodarczą oraz dla firm i organizacji pozarządowych poszukujących środków. Projekty unijne współtworzone z Dorotą zajmują 1 miejsca na listach rankingowych.

Chcesz skorzystać z wiedzy i doświadczenia Doroty? Wyślij formularz zgłoszeniowy do Programu Inkubator dla lubuskich MŚP. Wszystkie informacje znajdziesz TUTAJ